Atlantiq |Factures fournisseur| Financement de stock

Comment Atlantiq a réduit le coût de traitement des factures fournisseurs

 

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Quelles actions lui ont permis d’obtenir un coût de traitement de factures bas ?

La première action concerne l’ensemble Réception – Saisie / Codification – Archivage

Cette partie du traitement, très chronophage, est la fonction à la plus faible valeur ajoutée : ATLANTIQ l’a externalisée auprès d’un prestataire grâce auquel il a pu diviser le coût par deux.Les critères de sélection d’ATLANTIQ ont été :

Atlantiq| Réduction factures fournisseurs

 

La seconde concerne l’ensemble Validation – Traitement des litiges

C’est la partie à plus forte valeur ajoutée et c’est là qu’ATLANTIQ a dû innover.
La facture est déclarée immédiatement conforme si l’équation magique : BC (Commande) = BR (Réception) = FAC (Facture) se réalise.

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L’observation a permis d’identifier que 2 factures sur 3 étaient dans ce cas et que l’on pouvait monter à 4 sur 5 en ajoutant quelques règles de gestion simples (seuil de tolérance sur les prix unitaires et les quantités, prise en compte automatique de frais ne figurant pas sur la commande…).
Seules les factures non conformes sont envoyées dans le circuit de traitement des litiges.
ATLANTIQ gère la facturation fournisseurs pour ses clients qui seuls peuvent traiter les litiges commerciaux.
Un portail clients est mis à leur disposition qui publie les factures en litiges. Il est en même temps un aide à leur traitement (identification des écarts de prix ou de quantité, émission automatique des demandes d’avoir auprès des fournisseurs, relance automatique en cas de non réception dans un délai imparti, statistiques sur les causes ou fréquences des litiges par fournisseur…)
Cette organisation permet de recentrer la comptabilité fournisseurs sur le traitement des litiges plutôt que sur l’enregistrement des factures conformes.

La troisième concerne le Paiement

Tout ERP normalement constitué automatise maintenant cette fonction : depuis la constitution des fichiers de paiement à destination des banques jusqu’au détail de l’avis de virement envoyé au fournisseur par mail … la veille du crédit en compte.

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Réduire le coût, c’est limiter … les appels des fournisseurs pour connaitre le statut de leur facture ou pour en réclamer le paiement.
Sur ce point ATLANTIQ a décidé de mettre en place un portail à destination des fournisseurs qui permet de connaître le statut de la facture si conforme (date de paiement prévue ou effectuée) ou si en litige (pour quelle raison et demande d’avoir en cours).
Pour assurer le succès d’un tel portail auprès des fournisseurs, il faut aussi qu’il puisse prendre en compte leur demande d’un paiement anticipé : l’escompte obtenu devient une nouvelle possibilité de réduire le coût de traitement d’une facture fournisseur.

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